Le criticità nella gestione di una nota spese

Migliorare la gestione delle note spese dei dipendenti grazie all’utilizzo dei software gestionali

Le aziende possono ridurre lo stress dei dipendenti e migliorare il lavoro degli uffici grazie all’impiego dei software di gestione: tra questi un ruolo determinate è svolto da quelli dedicati alla gestione dei rapporti con i dipendenti e, soprattutto, dei rapporti contabili. Inutile negare che spesso a pesare sulla produttività dell’ufficio del personale siano note spese e rimborsi chilometrici.

Eppure il lavoro dell’ufficio può essere migliorato semplicemente ricorrendo ai software di gestione che, tra le altre cose, riducono anche lo stress dei dipendenti a cui basterà installare un app sul cellulare per gestire i rapporti con gli uffici amministrativi dell’azienda.

Perché utilizzare un software nella gestione delle note spese

Utilizzare un gestionale per le note spese, come quello che abbiamo verificato sulla versione italiana di N2F studiato proprio per ridurre gli adempimenti e favorire il controllo dei vertici aziendali sui costi del lavoro e sul costo da ribaltare su ogni singolo cliente o progetto, può rendere più semplice il lavoro degli uffici e migliorare i rapporti con i dipendenti che, sempre più spesso, sostengono spese extra per lavoro.

Per l’azienda, però, appare determinante anche poter controllare gli importi da nota spese, verificare che le trasferte siano autorizzate e che le spese siano realmente sostenute.

Una nota spese è composta da una serie di documenti che, in modo particolare nelle aziende di grandi dimensioni, rischiano di paralizzare l’ufficio del personale in una serie di controlli che sono comunque fondamentali.

Il primo aspetto da non sottovalutare è quello della gestione delle autorizzazioni alle spese e alle trasferte e alla verifica dei costi sottoposti a rimborso. In seconda battuta, aspetto dirimente è quello legato alle indennità chilometriche, per le quali occorrerà valutare dati tecnici, costi proporzionali e costi non proporzionali oltre che i costi per i rimborsi carburante (a cui andranno aggiunti scontrini, ricevute e fatture).