Un giornalista statunitense avrebbe individuato poche e semplici regole per scrivere delle e-mail efficaci e risparmiare tempo prezioso.

James Hamblin, giornalista della rivista americana “The Atlantic”, ha raccolto in un breve vademecum le regole di cui si serve solitamente per scrivere le e-mail. Il giornalista infatti sostiene che, se tutti adottassero la sua stessa metodica, si potrebbero
ridurre di molto i tempi impiegati per la lettura e la stesura. Ad un’attenta analisi non vi è nulla di nuovo o particolarmente “rivoluzionario” nelle dritte suggerite da Hamblin ma funzionano, soprattutto per quanto concerne il settore lavorativo e per chi ogni giorno deve avere a che fare con una notevole quantità di e-mail da leggere e a cui rispondere. Sintetizzando l’Hamblin-pensiero, le regole base sono due: controllare le mail il meno possibile e infischiarsene di rischiare di apparire maleducati.

Bando ai convenevoli

La prima cosa da eliminare, in un’e-mail, sono i convenevoli: nessun saluto di apertura o di commiato. Dunque addio a “Egregio Direttore”, “Cara Maria” e quant’altro all’inizio della mail e “Cordiali saluti” o “A presto” alla fine. Per chiudere la conversazione, al massimo, si può digitare il proprio nome in calce. Il motivo di questi “tagli” drastici? A detta di Hamblin tali forme fisse non servirebbero a nulla ed apparterrebbero ormai alla vecchia tradizione delle lettere scritte a mano, pura formalità fine a se stessa. Tralasciarle potrebbe sembrare un gesto di maleducazione ma in realtà non fa perdere troppo tempo nella lettura al destinatario.

Sintetici e dritti al punto

Via il superfluo dunque: nell’era di sms e di Whatsapp ciò che interessa è arrivare dritti al punto, senza troppi giri di parole, riducendo la comunicazione all’essenziale. Secondo il giornalista, un’e-mail dovrebbe contenere al massimo tre frasi, in modo da non rubare troppo tempo a chi la riceve. Questa regola implica una conseguenza non scontata, ossia obbliga chi la osserva a servirsi di una differente interazione se ha necessità di trasmettere ad un’altra persona un messaggio più lungo, come parlarle di persona o chiamarla al telefono: due generi di comunicazione più diretti e più “sani” rispetto a quella via schermo.

Dedicare alle e-mail un tempo prestabilito

Un’altra attitudine che rende quasi “malato” il rapporto di alcune persone con le e-mail è l’ossessione di avere la casella sempre immacolata, completamente vuota. Ciò porta a controllare i “Messaggi in Arrivo” quasi in maniera compulsiva per svuotarla subito, sottraendo tempo ad altre attività ben più importanti della giornata. Ogni volta che si dà un’occhiata alla propria casella, infatti, occorrono almeno 30 secondi per ritornare a concentrarsi su ciò che si stava facendo precedentemente.

Uno spreco di tempo, se consideriamo che al giorno d’oggi, un buon 30% delle e-mail che riceviamo sono spam o newsletter di pubblicità. La maggior parte delle comunicazioni veramente importanti infatti non arrivano mai via mail, ma per telefono o istant messaging. Una valida soluzione, secondo Hamblin, potrebbe essere quella di prestabilire dei determinati momenti della giornata da dedicare a tale compito. Ed in quei momenti, dedicarsi totalmente solo a questo, leggendo e poi rispondendo, se necessario, a tutte le mail presenti. Questa strategia consentirà, sul lungo termine, di risparmiare settimane o addirittura mesi di tempo libero in più e a stressarsi molto meno.

Il Team di BreakNotizie

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